徒然雑草

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資料作成の心得

夜中までデスクワークに従事している諸君、お疲れ様です。働き方改革だ、業務効率化だ、小さな力でより大きなアウトプットを出す方向に国が動いているのにも関わらず、大きな力を使っていくばくかのアウトプットを出しているような状況、さぞ苦しいものとお察しする。果たして、残業代に見合うだけの労働をしているのか。割増賃金になってでもやるべきことなのか。そもそも、何をしているのか。

僕は、資料作成をしていた。

資料。資料とは何のために存在し、不要になることはあるのか。どうしても必要なら、作る際にどうすればいいのか。まだ一年に満たない人事屋さん労務屋さんの経験を通して感じた、恐ろしく当たり前のことを綴る。

 

そもそもなぜ資料を作るのか。これは明快である。伝えるためだ。自分の知りうる情報を他者に渡すとき、会話だったり、ノンバーバルなコミュニケーションだったり、いろんな方法が存在するが、その一手段として資料がある。ビジネスの世界に代表される、公のやりとりや入り組んだ情報伝達において多用される手段だ。

究極、言葉のコミュニケーションで全てが解決したり、笑顔ひとつで丸く治れば資料なんて全くいらないのだが、都会の風当たりはとても強い。そんなに甘い話じゃない。だから、資料はなくならない。紙なのかデータなのかの差異はあるが、モノとしては文明がある以上不滅に等しい。

資料から逃げられないとすると、僕らはどう資料と向き合えばいいのか。

 

日限を定める

資料を作るにあたって最も大事なことが、いつまでに仕上げるべきかである。

100メートル走を考えてみてほしい。100メートルだけしか距離がない。そうわかっているから、誰しもが全力疾走を行える。仮に、何メートルかわからない走を行えと言われて、全力疾走できるだろうか。怖くてできないだろう。ペース配分もわからないし、ゴールがあるのかすらわからない。

資料も同じである。どこまで走ればいいのか、いつまで走ればいいのか。めちゃめちゃ大事なことだ。誰かに何かを伝える時、自分の知識だけで可能なことなんでほぼない。調べたり、聞いたり、ある程度作業を行う時間を有する。日限がわからないと、マラソンなのに100メートル走のスピードで走っちゃったり、100メートル走なのに競歩のスピードになっちゃたりする。

だから日限定めるのめっちゃ大事。これで仕事の半分は片付いたも同然である。

 

ゴールを定める

要注意なのがこの部分である。ここでいうゴールは資料としてのゴールではない。資料を提出する先、自分が伝えたいことは、何のために行われ、達成された暁にはどうなるのか。資料作成の奥にある本質的な目的をゴールと定める必要がある。

資料としてこれでいいっすか?はダメである。てめーは資料を作るのが仕事か?って話である。何を伝えたくて資料を作るのかを決して忘れてはならない。

資料に何を書けばいいのかわからなかったとしても、達成したい目的に向かってたくさん線路を引いていけば、説得力がある伝え方ができる。自分だったら目的達成のためにどう考えるか。どんな角度から確認をするか。この辺を真剣に考え、伝えるために情報を集める。

情報集めも、どうしたら集まるか、誰に聞いたらいいかを把握できているかいないかで精度と所要時間が大きく変化する。その辺も加味して日限定めを行う必要がある。

 

嘘はつかない

最重要項目。資料を伝えたいがために数字を弄るのは本末転倒である。大きく強い目的があるのはいいが、引けない線路を引くのはご法度。もしも嘘の線路を引かないと建て付けがぶっ壊れる類の目的は、目的化するのが間違っているから、資料作成を担当している身としては即刻諌めたほうがいい。

とはいえ、無理矢理にでも理屈つけてやらなきゃダメなことは多々ある。でも嘘はダメだ。見せ方だけで何とかするしかない。

 

 

もう眠いからやめるけど、追記するかもしれない。

伝えるのって難しい。

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